AI- en gegevensgebruiksbeleid

1. Doel en reikwijdte

Dit beleid legt uit hoe dossierwerk kunstmatige intelligentie (AI) gebruikt, hoe we de documenten verwerken die u uploadt, hoe we met e-mail omgaan en waar uw gegevens worden opgeslagen.

Het geldt voor:

• –Klanten (importeurs) die het dossierwerk-platform gebruiken, en hun teamleden.
• –Leveranciers die op verzoek van een klant documenten uploaden via het dossierwerk-leveranciersportaal.
• –Ontvangers van e-mails die dossierwerk of ons team verstuurt.
• –Bezoekers van de dossierwerk-websites.

De bovengenoemde vennootschap is de verwerkingsverantwoordelijke. Voor klantgegevens binnen het platform is de klant de verwerkingsverantwoordelijke en treedt dossierwerk op als verwerker op basis van een verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG.

Dit beleid vult onze privacyverklaring, algemene voorwaarden en cookiebeleid aan. Waar ze overlappen, is de privacyverklaring leidend voor rechtsgronden en uw rechten.

In de gratis openbare demo is het uploaden van echte documenten uitgeschakeld en worden geen klantdocumenten opgeslagen. De secties 3 en 5 beschrijven het platform zoals klanten en pilotpartners het gebruiken.

2. Hoe we AI gebruiken

We gebruiken AI voor één taak: geüploade compliancedocumenten lezen en waarden voorstellen voor een vaste set velden. Al het andere in dossierwerk werkt op basis van gedocumenteerde, op regels gebaseerde logica.

Wat AI in dossierwerk nooit doet

• –Het beslist niet of een product veilig, conform of gecertificeerd is. dossierwerk doet zo’n uitspraak niet, met of zonder AI.
• –Het legt geen beslissingen vast. Elke beslissing wordt toegeschreven aan de persoon en organisatie die haar nam.
• –Het verstuurt geen berichten en neemt niet zelfstandig contact op met leveranciers.

AI-aanbieder. Veldextractie gebruikt Claude, rechtstreeks aangesproken via de API van Anthropic. Anthropic is een Amerikaans bedrijf; doorgiften zijn gebaseerd op modelcontractbepalingen (SCC’s). Noch dossierwerk noch Anthropic traint AI-modellen op de gegevens van onze klanten.

3. Hoe we documenten uitlezen

Wanneer u of een leverancier een document uploadt, doorloopt het vijf stappen. Geen enkele stap markeert een document als geaccepteerd zonder dat een persoon het bevestigt.

1. 1Tekstextractie in uw browser. Bij pdf’s wordt de tekstlaag van de eerste 6 pagina’s (tot ongeveer 6.000 tekens) in uw browser gelezen met de opensourcebibliotheek pdf.js. Platte tekstbestanden worden direct gelezen.
2. 2Geen tekst, geen AI. Bevat een document geen leesbare tekst (bijvoorbeeld een scan of foto), dan wordt het niet naar de AI gestuurd. U vult de velden handmatig in. We passen momenteel geen tekstherkenning (OCR) toe.
3. 3AI-veldvoorstel. De bestandsnaam en maximaal 9.000 tekens geëxtraheerde tekst worden naar de AI-aanbieder gestuurd. Die stelt waarden voor voor: documenttype, laboratorium, accreditatienummer, geciteerde norm, productidentificatie, meetwaarde en eenheid, uitgiftedatum en vervaldatum. Het volledige originele bestand wordt niet verstuurd.
4. 4Betrouwbaarheidsmarkering. Elke waarde wordt gemarkeerd als geëxtraheerd (letterlijk afgedrukt en eenduidig) of bevestigen (afgeleid, onduidelijk of vertaald). Documenten die niet in het Duits of Engels zijn, worden altijd gemarkeerd als bevestigen.
5. 5Uw bevestiging. U controleert, corrigeert of bevestigt elke waarde. Onbevestigde waarden blijven gemarkeerd. Mislukt de extractie, dan vult u de velden handmatig in.

Zodra u de waarden accepteert, worden ze met het originele bestand opgeslagen in het bewijsdossier en in het leveranciersdossier in onze database (sectie 5). De beoordeling van elk document wordt met vaste regels berekend uit de bevestigde waarden, niet door de AI.

Afbeeldingen (JPG, PNG) in leveranciersmappen worden alleen op bestandsnaam aan eisen gekoppeld; hun inhoud wordt niet naar de AI gestuurd. Extractieresultaten die u niet accepteert, worden verwijderd en niet opgeslagen.

4. E-mailcommunicatie en tracking

Welke e-mails

Hoe het werkt. Getrackte e-mails bevatten een kleine onzichtbare afbeelding (trackingpixel) en links die via onze e-mailprovider lopen. Wanneer de afbeelding laadt of op een link wordt geklikt, registreert de provider dat.

Wat we vastleggen: bezorgstatus, tijdstip van openen, aangeklikte links en technische gegevens zoals e-mailprogramma, apparaattype en een bij benadering bepaalde locatie op basis van het IP-adres. Dit is gekoppeld aan het e-mailadres van de ontvanger.

Waarom. Om te zien welke nieuwsbriefonderwerpen lezers nuttig vinden.

Aanbieders. Resend (Ierland, EU) voor inlogcodes, systeem-e-mails en leveranciersverzoeken; Mailchimp (Intuit) voor nieuwsbrieven. Doorgiften buiten de EU zijn gebaseerd op het EU-VS Data Privacy Framework of op modelcontractbepalingen, zoals beschreven in onze privacyverklaring.

Afmelden. U kunt tracking voorkomen door het automatisch laden van afbeeldingen in uw e-mailprogramma uit te schakelen. Uw toestemming voor de nieuwsbrief kunt u op elk moment intrekken via de afmeldlink of door te mailen naar compliance@dossierwerk.com.

5. Gegevensopslag, bewaring en beveiliging

Uw bewijsdossiers, documenten, geaccepteerde extractieresultaten, leveranciersgegevens en accountgegevens worden opgeslagen in een beheerde database van Supabase in Ierland (EU-regio eu-west-1). De website en de applicatie worden gehost bij Vercel.

Wat we opslaan

• –Accountgegevens: naam, zakelijk e-mailadres, bedrijf, rol en rechten.
• –Bewijsdossiers: geüploade documenten, bevestigde veldwaarden, beoordelingen, beslissingen, zorgvuldigheidsmaatregelen, en wie wat wanneer deed.
• –Leverancierscontacten en de berichten die aan hen zijn verstuurd, inclusief e-mailstatus (sectie 4).

Sommige instellingen, zoals taal en lay-out, worden opgeslagen in de lokale opslag van uw browser.

Bewaartermijnen

U kunt uw gegevens op elk moment exporteren. Wanneer uw contract eindigt, geven we uw gegevens op verzoek terug en verwijderen we ze binnen 30 dagen volgens onze interne verwijderprocedure, tenzij u ons vraagt ze te bewaren of de wet dat vereist. Back-upkopieën worden binnen nog eens 90 dagen overschreven.

Beveiliging. Gegevens worden versleuteld tijdens verzending en in opslag. Inloggen gebeurt met eenmalige codes per e-mail. Toegang binnen een organisatie volgt de rollen en rechten die de beheerder instelt. We hanteren toegangscontroles, sessiecontroles en beveiligingslogs.

Dienstverleners (subverwerkers)

De volledige lijst van aanbieders voor de website, bezoekersstatistieken (Vercel Web Analytics) en het boeken van afspraken (Cal.com) staat in onze privacyverklaring.

De douanetariefopzoeking stuurt alleen de goederencode die u invoert naar de UK Trade Tariff-service (trade-tariff.service.gov.uk).

6. Modeltraining, vertrouwelijkheid en uw rechten

Geen AI-training op uw documenten. Noch dossierwerk noch onze AI-aanbieder traint AI-modellen op de documenten of gegevens die u uploadt.

Vertrouwelijkheid. Uw bewijsdossiers zijn alleen zichtbaar voor leden van uw organisatie en voor medewerkers van dossierwerk die toegang nodig hebben om u te ondersteunen. Leveranciers zien alleen de verzoeken die aan hen zijn gericht en de documenten die zij hebben geüpload.

Geaggregeerde gegevens. We gebruiken geanonimiseerde gegevens, samengevoegd over alle klanten, om statistieken over compliancebewijs op te stellen. Voorbeelden: welke soorten bewijs het vaakst ontbreken voor een productcategorie, welke normen van toepassing zijn en hoe de kwaliteit van bewijs verschilt per land van de leverancier. We gebruiken deze statistieken om dossierwerk te verbeteren, en ze kunnen deel uitmaken van producten of diensten die we in de toekomst aanbieden. Ze identificeren geen klant, persoon of afzonderlijk document. Klanten kunnen zich op elk moment afmelden door te mailen naar compliance@dossierwerk.com; hun gegevens worden dan niet meer in toekomstige statistieken opgenomen.

Uw rechten. Op grond van de AVG kunt u verzoeken om inzage in, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens, de verwerking laten beperken of er bezwaar tegen maken, en uw gegevens in een overdraagbaar formaat ontvangen. U kunt uw toestemming (bijvoorbeeld voor nieuwsbrieftracking) op elk moment intrekken. U kunt ook een klacht indienen bij een toezichthouder, zoals de Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen (LfD Niedersachsen) of de Autoriteit Persoonsgegevens.

Leveranciers en andere personen van wie een klant gegevens in dossierwerk bewaart, nemen eerst contact op met die klant; wij ondersteunen daarbij.

Wijzigingen. We werken dit beleid bij wanneer ons gebruik van AI of onze aanbieders veranderen, en vermelden bovenaan de datum van de laatste wijziging.

Contact. compliance@dossierwerk.com. Zodra de vennootschap is opgericht, stellen we een functionaris voor gegevensbescherming aan en publiceren we hier diens contactgegevens.